Pengertian arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.
Birokrasi di dunia pemerintah daerah, akan dihadapkan pada setiap pekerjaan yang berkaitan dengan naskah dinas. Mulai dari membuat surat, arsip surat, dan hal-hal lainnya yang berhubungan dengan surat sampai mendapat administrasi pembuatan naskah dinas yang baik. Jika administrasi naskah dinas sudah baik, maka diharapkan penyelanggaraan pemerintah daerah lebih efisien.
Untuk mencapai tujuan tersebut, maka dibuatlah korespondensi dan tata naskah dinas berdasarkan permendagri No 54 tahun 2009 dan no 55 tahun 2010. Korespondensi sangat penting dalam mendukung terselenggaranya setiap tugas fungsi organisasi. Karena jika pelaksanaannya tidak diatur dengan teliti, maka akan diperlukan waktu dan biaya lagi.
Macam-Macam Pengurusan Naskah Dinas Korespondensi Yang Diselenggarakan Oleh Instansi Pemerintah diantaranya ; Naskah dinas korespondensi intern atau nota dinas/memorandum serta Naskah dinas korespondensi ekstern.